Outre le volume de papier par mois et le nombre de collaborateurs qui souhaitent utiliser le copieur, ce sont surtout les questions relatives au prix d’achat qui jouent un rôle central. Le coût du nouvel appareil lui-même est ainsi souvent le point de départ de la recherche et se trouve au centre d’une comparaison d’offres. Acheter ou louer ? Nous allons vous aider à choisir.
Louer, prendre en leasing ou acheter des photocopieuses multifonctions ?
Une fois que vous avez choisi un fabricant de photocopieur professionnel et un modèle, vous devez réfléchir à l’option de financement. Si vous souhaitez acheter le photocopieur noir blanc, celui-ci devient un materiel propriété de votre entreprise après l’acquisition. Pour la location et le leasing, il existe des variantes où la facturation se fait par copie des documents et où le contrat de service est inclus. Cela peut s’avérer utile pour maîtriser les coûts et se prémunir contre les pannes. À l’issue de la durée contractuelle convenue, le fournisseur est libre, dans le cas d’un contrat de leasing, de vous proposer l’appareil à l’achat à un prix réduit.
Contrat de location et leasing
Dans le cas d’un contrat de leasing, il y a généralement des frais de conclusion et un paiement final, ce qui n’est pas le cas avec un contrat de location imprimante ! De plus, le contrat location peut être prolongé à volonté à l’issue de la période de location photocopieur de base (en général, prolongation automatique de 12 mois) si le copieur / l’imprimante fonctionne sans problème et qu’un remplacement n’est pas encore nécessaire. En effet, un remplacement est toujours lié à des dépenses, comme par exemple la mise en place d’une impression et d’une numérisation en réseau sur tous les clients, les frais de transport, etc.
Un contrat de maintenance est inclus dans un contrat de location tout compris. Le montant mensuel se compose de la part de location de l’imprimante laser et de la part de maintenance. Nous essayons de déterminer cette dernière le plus précisément possible au préalable en posant des questions ciblées.
Un tarif de base standard serait par exemple la part de maintenance : 30 EUR net /mois pour un volume d’impression de 1.000 copies/impressions n/b et 250 copies/impressions couleur (base de calcul : pages DIN A4 ; DIN A3 = 2 x DIN A4).
À cela s’ajoute la part de location pour le photocopieur, par exemple 79 EUR net/mois.
Comparaison des coûts des photocopieurs
Pour vous donner une idée du coût moyen d’un photocopieur multifonction, voici des informations sur leurs prix à l’aide de deux exemples.
Coûts des copieurs en réseau pour 5000 copies par mois
Les prix d’un copieur A3 pour une consommation de 5000 pages par mois commencent à environ 4800 euros et se situent en moyenne à 5900 euros. Le coût de location d’un photocopieur est en moyenne de 115 euro / mois.
Coûts des imprimantes pour 30 000 copies par mois
Pour une consommation de 30000 copies/mois et 3 photocopieurs, les coûts des impressions s’élèvent au minimum à 545 euros / mois et en moyenne à 865 euros / mois. À cela s’ajoutent des frais d’installation uniques de 566 euros en moyenne.
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