Des outils gratuits pour la facturation

L’étape de facturation doit être effectuée rapidement pour assurer la réception des revenus de votre entreprise. La diligence de cette étape est également essentielle pour démontrer votre professionnalisme et la rigueur que vous déployez pour le contrôle de votre trésorerie. En effet, un retard ou une erreur de facturation peut engendrer des problèmes au niveau des fonds de roulement et bloquer les activités. Réaliser des factures doit toutefois suivre des règles précises et peut accaparer une grande partie de votre temps. La solution est d’automatiser cette étape avec des outils dédiés.

Les tableaux de facturation Excel : rapides et efficaces

La première solution qui se propose pour automatiser l’établissement des factures consiste à utiliser une feuille de calcul Excel. En effet, cette dernière peut être programmée pour obtenir rapidement les montants avec TVA ou hors-taxes. Il suffit pour cela de créer un tableau où seront insérées différentes formules basées sur les règles de facturations. Ensuite, l’on a plus qu’à renseigner les informations sur l’entreprise et sur les clients, ainsi que les prix de vente. Le tableur fournit directement les résultats.

Un facturier Excel propose de nombreux avantages. En particulier, il permet d’éviter les erreurs et les retards de facturation. De plus, il permet de bénéficier d’un archivage numérique complet de la situation de chaque client. En effet, il propose une gestion complète des bases de données que vous pouvez continuellement mettre à jour. Ces dernières concernent notamment les produits et services proposés par votre entreprise. Vous aurez aussi une colonne dédiée à la liste de vos clients. Ainsi, les informations sur chaque acheteur sont regroupées sur une ligne pour faciliter la lecture. De plus, vous disposez aussi d’un numéro client et d’un numéro de facture pour simplifier les futures recherches dans la base de données.

Avant de télécharger un outil de facturation automatique au format Excel, il est par contre à savoir que certains modèles proposent des options supplémentaires. En particulier, il sera avantageux pour votre entreprise que le tableau prenne également en charge l’établissement des devis. En effet, une fois l’achat effectué par un client, le devis pourra directement être utilisé comme base de facturation. Ainsi, vous gagnerez un temps précieux. Dans le cas où l’achat n’est pas conclu, cela vous permet quand même d’enrichir votre base de prospects.

Des logiciels de facturation en ligne

Pour certaines activités, notamment l’e-commerce, l’utilisation d’un facturier Excel n’est pas adaptée. En effet, il existe des outils spécialement dédiés à ces sites. Les plateformes conçues avec des applications, comme Prestashop ou Shopify, peuvent notamment intégrer des plugins dédiés aux commandes en ligne. Cela permet une gestion automatique et en temps réel des factures, des clients et des produits/services.

Par ailleurs, pour les grandes entreprises, il devient également nécessaire d’utiliser des outils plus complets qu’un tableau Excel. Ces derniers prennent notamment en charge la facturation et la comptabilité. Ils permettent également de programme des alertes dans le cas où l’échéance pour recouvrir une créance touche à sa fin. Certains logiciels de facturation peuvent même relancer automatiquement les clients en retard de paiement par mail. D’ailleurs, ces logiciels bénéficient d’un support technique et peuvent véritablement se substituer à un expert-comptable.